Arbeitsauftrag - dies ist eines der wichtigsten Dokumente, die das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer regeln. Es gibt die grundlegenden Bedingungen für die Einstellung, Position, Gehalt, Arbeitsplan und viele andere wichtige Punkte an. Die Aufnahme eines neuen Mitarbeiters in ein Team ist für jede Organisation ein verantwortungsvolles und wichtiges Ereignis, daher muss die Bestellung korrekt ausgeführt werden und alle notwendigen Daten enthalten.
Es gibt keine eindeutige Antwort auf die Frage nach der Anzahl der Exemplare eines Einstellungsauftrags, da dies von den internen Regeln und Verfahren der Organisation abhängt. In einigen Fällen genügt ein Exemplar des Dokuments, das beim Arbeitgeber verbleibt, und in anderen Fällen sind mehrere Exemplare für unterschiedliche Zwecke und Archivierung erforderlich.
Es wird empfohlen, mehrere Exemplare des Einstellungsauftrags zu haben, damit:
- der Mitarbeiter hatte die Möglichkeit, sich mit den Arbeitsbedingungen vertraut zu machen und sich offiziell über seine Einstellung zu informieren;
- jede Abteilung oder Abteilung des Unternehmens hatte eine Kopie, um den Staat zu erfassen und zu überwachen;
- bei Bedarf ein Dokument für externe Aufsichtsbehörden vorlegen;
- bewahren Sie die Unterlagen im Archiv auf und können Sie sie bei Bedarf in einem Arbeitsstreit oder bei einer Überprüfung vorlegen;
- aufzeichnungen über Verschiebungen, Kürzungen oder Entlassungen bei Mitarbeitern der Organisation führen.
Anzahl der Exemplare des Auftrags
Die Anzahl der Exemplare eines Arbeitsauftrags hängt von den internen Organisationsregeln und den Anforderungen des Arbeitsrechts ab.
In den meisten Organisationen ist es erforderlich, dass eine Bestellung mehrere Exemplare enthält:
- Eine Kopie der Bestellung wird dem Mitarbeiter zur dokumentarischen Bestätigung seiner Einstellung ausgestellt.
- Eine weitere Kopie bleibt im persönlichen Fall des Mitarbeiters im Personaldienst.
- Ein drittes Exemplar kann zur Registrierung eines neuen Mitarbeiters und zur Erstellung eines Arbeitsvertrags an die Buchhaltung geschickt werden.
- Zusätzliche Kopien der Bestellung können erstellt werden, um sie an andere Abteilungen der Organisation zu übermitteln, in denen der neue Mitarbeiter arbeiten wird.
Aus der Sicht des Arbeitsrechts muss unbedingt eine schriftliche Bewerbungsform eingereicht werden. Die Anzahl der Kopien des Dokuments ist jedoch nicht direkt in den Gesetzen geregelt.
Für die spezifischen Anforderungen an die Anzahl der Exemplare eines Einstellungsauftrags müssen Sie sich auf die internen Regeln und Vorschriften der Organisation beziehen. Dort wird normalerweise nicht nur die Anzahl der Exemplare angegeben, sondern auch die Reihenfolge ihrer Verteilung und Verwendung.
Allgemeine Informationen zur Arbeitsanweisung:
Die Einstellung sollte die folgenden grundlegenden Daten enthalten:
- bestellnummer und -datum;
- nachname, Vorname, Vatersname des neuen Mitarbeiters;
- startdatum;
- die Position, für die ein Mitarbeiter akzeptiert wird;
- die Höhe des Gehalts und das Gehaltssystem;
- arbeitsbedingungen und Zeitplan;
- arbeitsplatz (Adresse der Organisation);
- angaben des Arbeitsvertrags, wenn er getrennt von der Bestellung geschlossen wird;
- unterschrift des Organisationsleiters und Siegel.
Der Arbeitsauftrag kann je nach den Bedürfnissen der Organisation in mehreren Exemplaren erstellt werden. In der Regel sind jedoch drei Kopien erforderlich: eine für den Arbeitgeber, eine für den Arbeitnehmer und eine für die Speicherung in der persönlichen Angelegenheit des Arbeitnehmers.
Die Bedeutung des Anstellungsbefehls
Erstens ist die Anstellungsverordnung ein grundlegender Rechtsakt, der das Arbeitsverhältnis zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer regelt. Es enthält alle notwendigen Informationen über den Mitarbeiter: Name, Aufnahmedatum, Position, Zahlungsbedingungen und andere wichtige Details. Ein solches Dokument bestätigt den Abschluss des Arbeitsvermittlungsprozesses und formalisiert die Beziehungen zwischen den Parteien.
Zweitens gibt der Einstellungsauftrag dem Mitarbeiter den Status eines offiziell beschäftigten Mitarbeiters der Organisation. Dies sichert ihm die entsprechenden gesetzlichen Rechte und Garantien: schutz vor Entlassung ohne triftigen Grund, Entlohnung nach Tarifen oder Gehältern, bezahlter Urlaub und andere Sozialleistungen.
Darüber hinaus ist der Arbeitsauftrag die Grundlage für die Erledigung aller notwendigen Dokumente, die mit der Arbeit des Mitarbeiters verbunden sind - Arbeitsvertrag, Einkommensteuererklärung, persönliche Rechnungslegung usw.
Daher ist die Bedeutung eines Einstellungsbefehls schwer zu überschätzen. Es ist nicht nur ein wichtiger Rechtsakt, sondern bietet dem Mitarbeiter auch den Status eines offiziellen Mitarbeiters und Garantien für seine Rechte.
Anforderungen an die Anzahl der Exemplare
Der Arbeitsauftrag muss schriftlich erteilt und von den betreffenden Personen unterzeichnet werden.
In Übereinstimmung mit den Anforderungen des Arbeitsrechts müssen die folgenden Exemplare im Arbeitsauftrag angegeben werden:
1. Originalauftrag
Das Original der Bestellung bleibt im Archiv des Unternehmens und ist das Hauptdokument, das die Aufnahme eines Mitarbeiters zur Arbeit bestätigt.
2. Dienstexemplar des Auftrags
Ein Dienstexemplar der Bestellung wird dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt, der die Einstellung durchläuft. Dieses Exemplar kann für die Vorlage bei anderen Behörden oder Organisationen verwendet werden, z. B. bei der Erledigung einer Krankenversicherung.
3. Kopie der Bestellung
Eine Kopie des Einstellungsauftrags kann dem Mitarbeiter für seinen persönlichen Gebrauch oder zur Vorlage bei anderen Behörden oder Organisationen zur Verfügung gestellt werden, wenn ein Nachweis der Einstellung erforderlich ist.
Es ist wichtig sich daran zu erinnern, dass die Anzahl der Exemplare je nach den internen Vorschriften des Unternehmens oder den Anforderungen der Aufsichtsbehörden variieren kann.
Hauptexemplar der Bestellung
Das Hauptexemplar des Auftrags ist seine ursprüngliche Version, die in der Geschäftsführung der Organisation gespeichert ist. Es ist dieses Exemplar, das vom Vorgesetzten signiert wird und auch von anderen verantwortlichen Personen gesehen werden kann.
Das Hauptexemplar der Bestellung enthält die folgenden Informationen:
| Datum und Bestellnummer | Geben Sie das Datum und die Nummer des Auftrags an |
| Abschnitt "Über die Einstellung" | Enthält Informationen über den neuen Mitarbeiter: NAME, Aufnahmedatum, Position und Abteilung, in der der Mitarbeiter arbeiten wird. |
| Abschnitt "Einstellungsbedingungen" | Beschreibt die grundlegenden Beschäftigungsbedingungen eines Mitarbeiters, wie Arbeitszeiten, Löhne, Zusatzleistungen und andere Normen und Regeln, die ein Mitarbeiter einhalten muss. |
| Abschnitt "Verantwortliche Personen" | Der Name und die Position der Personen, die an der Erstellung und Genehmigung der Bestellung teilgenommen haben, werden angegeben. |
Das Hauptexemplar der Bestellung wird an einen neuen Mitarbeiter gesendet, um sich mit den Arbeitsbedingungen vertraut zu machen und dient als Grundlage für die Erledigung und Unterzeichnung anderer Exemplare der Bestellung.
Zusätzliche Exemplare der Bestellung
Bei der Vorbereitung eines Einstellungsauftrags ist zu beachten, dass häufig zusätzliche Instanzen für verschiedene Organisationseinheiten und Mitarbeiter erforderlich sind.
Das Hauptexemplar der Bestellung wird normalerweise direkt an den Mitarbeiter weitergegeben, dem ein Arbeitsplatz angeboten wird. Darüber hinaus kann es jedoch notwendig sein, zusätzliche Exemplare der Bestellung vorzubereiten.
Eine zusätzliche Kopie des Auftrags kann für die Aufnahme in die Personalabteilung, die Archivierung und die Übertragung an andere Organisationseinheiten der Organisation erforderlich sein. Dies kann erforderlich sein, um die Führungskräfte anderer Abteilungen zu informieren, z. B. um einen Arbeitsplatz zu organisieren oder Dokumente zu erstellen.
Es ist auch notwendig, zusätzliche Exemplare der Bestellung für die Ausgabe an die Sozialschutzorgane und andere Instanzen vorzusehen, wenn dies gesetzlich erforderlich ist.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass jede zusätzliche Kopie sorgfältig ausgestellt und in der Bestellung aufgeführt werden muss, ihre Empfänger und der Zweck der Übertragung angegeben sind. Außerdem müssen Sie beim Unterzeichnen zusätzlicher Exemplare des Auftrags sicherstellen, dass sie korrekt sind und mit dem Hauptexemplar übereinstimmen.
Falls zusätzliche Exemplare der Bestellung erforderlich sind, ist es notwendig, ihre Anzahl und ihr Format mit der Organisationsleitung und der Personalabteilung im Voraus zu besprechen. Es sollte auch berücksichtigt werden, dass es möglich ist, den Auftrag in elektronischer Form zu übertragen, wenn es einen elektronischen Dokumentendurchlauf gibt, aber es ist notwendig, die Anforderungen der Gesetzgebung und der internen Regeln der Organisation zu beachten.
Instanzen speichern und verwenden
Ein Exemplar der Bestellung sollte im persönlichen Fall des Mitarbeiters oder im Personalfall des Mitarbeiters aufbewahrt werden. Auf diese Weise können Sie alle erforderlichen Einstellungsinformationen an einem Ort haben und sie bei Bedarf schnell finden.
Es wird auch empfohlen, zusätzliche Exemplare des Auftrags in der Personalabteilung und beim Vorgesetzten zu haben, der mit dem neuen Mitarbeiter arbeiten wird. Dies ermöglicht den einfachen Zugriff auf Empfangsinformationen und die einfache Handhabung der Dokumentation.
Es ist wichtig zu beachten, dass Einstellungsaufträge auch für andere Zwecke verwendet werden können, z. B. zur Bestätigung der Dienstzeit, zur Bereitstellung von Daten bei Audits oder im Falle von Streitigkeiten mit dem Arbeitnehmer. Daher ist es notwendig, sicherzustellen, dass alle Exemplare der Bestellungen sicher aufbewahrt und sicher sind.
Organisationen können je nach ihren internen Verfahren und Richtlinien unterschiedliche Ansätze für die Speicherung und Verwendung von Einstellungsbefehlen wählen. In einigen Fällen ist es ratsam, elektronische Versionen von Aufträgen zu verwenden, um den Zugriff und die Verwaltung der Dokumentation zu erleichtern.
Bestätigen des Empfangs von Instanzen
Wichtig: Wenn Sie einen Arbeitsauftrag erhalten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine ausreichende Anzahl von Kopien des Dokuments erhalten haben.
Oft wird dem Mitarbeiter nach Erhalt einer Bestellung ein Exemplar ausgestellt, das vom Mitarbeiter unterschrieben und an den Personaldienst des Unternehmens zurückgegeben wird. Es gibt jedoch Situationen, in denen es notwendig ist, mehrere Kopien einer Bestellung zu erhalten. Wenn Sie beispielsweise für eine große Organisation arbeiten, in der Aufträge an verschiedene Abteilungen weitergegeben werden, oder wenn Sie eine Kopie des Auftrags an andere Instanzen vorlegen müssen.
Es wird empfohlen, mindestens zwei Exemplare eines Einstellungsauftrags anzufordern. Ein Exemplar wird innerhalb der Organisation verwendet, um den Abschluss eines Arbeitsvertrags zu bestätigen, und das zweite Exemplar können Sie für den persönlichen Gebrauch speichern.
Wenn Sie eine Kopie einer Bestellung erhalten, überprüfen Sie sorgfältig den Inhalt dieser Bestellung. Stellen Sie sicher, dass die angegebenen Informationen (Ihr NAME, Ihre Position, Ihr Gehalt und andere Details) den Bedingungen Ihres Arbeitsvertrags entsprechen. Wenn Sie Inkonsistenzen oder Fehler finden, wenden Sie sich umgehend an den Personaldienst, um eine Korrektur durchzuführen.
Wichtig: Bewahren Sie die erhaltenen Exemplare der Bestellung an einem sicheren Ort auf, um sie bei Bedarf verwenden zu können (z. B. um Ihre Beschäftigung zu bestätigen oder anderen Institutionen zur Verfügung zu stellen).
Möglichkeit zum Anfordern von Duplikaten
Es wird empfohlen, mehrere Kopien dieses Dokuments im Büro oder in elektronischer Form zu haben, um sicherzustellen, dass doppelte Empfangsaufträge angefordert werden können. Die Anzahl der Exemplare hängt vom Umfang und den Besonderheiten der Arbeit der Organisation ab.
Wenn Sie mehrere Instanzen von Einstellungsaufträgen haben, können Sie Folgendes tun:
- Einen bequemen Zugang zu Informationen über die Einstellung neuer Mitarbeiter ermöglichen;
- Verhindern, dass Dokumente verloren gehen, wenn sie beschädigt oder verloren gehen;
- Doppelte Aufträge schnell bereitstellen, wenn Sie von den Aufsichtsbehörden angefordert werden;
- Vereinfachen Sie den Prozess der Archivierung und Organisation von Anstellungsaufträgen.
Es wird auch empfohlen, elektronische Kopien der Einstellungsbefehle auf sicheren Servern oder Cloud-Speicher zu speichern, um den Verlust von Informationen im Falle eines Hardwareausfalls oder des Verlustes von physischen Datenträgern zu verhindern.
Das Speichern mehrerer Instanzen von Einstellungsaufträgen und das Anfordern von Duplikaten sind wichtige Elemente eines effektiven Workflowsystems einer Organisation.
