Die Verwaltung des Workflows ist ein wesentlicher Aspekt jedes Projekts. Jira ist ein hocheffizientes Projektmanagement-Tool, mit dem Sie die Teamarbeit organisieren, Aufgaben verfolgen und den Fortschritt überwachen können. Um Jira jedoch optimal in Ihrem Team nutzen zu können, müssen Sie den Workflow ordnungsgemäß konfigurieren und konfigurieren.
Einer der wichtigsten Aspekte des Jira-Setups ist die Konfiguration eines Workflows, einer Abfolge von Schritten, die die Aufgabe von der Erstellung bis zur Fertigstellung durchlaufen muss. Mit der Workflow-Konfiguration können Sie Jira flexibel an die Anforderungen Ihres Teams anpassen, die Schritte für die Ausführung einer Aufgabe definieren und Regeln für den Übergang zwischen den Schritten und den Teilnehmern festlegen, die für die Ausführung jedes Schritts verantwortlich sind.
In diesem Artikel werden wir uns die Schritte zum Einrichten eines Workflows in Jira ansehen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen neuen Workflow erstellen, die erforderlichen Schritte hinzufügen, Übergangsregeln konfigurieren und Dienstfelder festlegen. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Bedingungen und Funktionen konfigurieren, um die Ausführung jedes Schritts zu regeln und zu steuern, wer bestimmte Aktionen im Prozess ausführen kann.
Erstellen eines neuen Projekts in Jira
Schritt 1: Melden Sie sich bei Ihrem Jira-Konto an und gehen Sie zum Hauptmenü.
Schritt 2: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neues Projekt erstellen" in der oberen linken Ecke des Bildschirms.
Schritt 3: Wählen Sie im angezeigten Fenster den Projekttyp aus, der Ihren Anforderungen entspricht. In Jira stehen verschiedene Projekttypen zur Verfügung, z. B. "Agile", "Klassisch" und "Service Desk". Wählen Sie einen geeigneten Projekttyp aus und klicken Sie auf Weiter.
Schritt 4: Geben Sie einen Projektnamen ein. Seien Sie genau und beschreibend, damit die anderen Teammitglieder das Wesen des Projekts sofort verstehen können. Sie können auch eine kurze Beschreibung des Projekts hinzufügen.
Schritt 5: Konfigurieren Sie den Projektschlüssel, der in der URL Ihres Projekts und in den Links dazu verwendet wird. Der Schlüssel muss für jedes Projekt eindeutig sein.
Schritt 6: Fügen Sie weiterhin Projektteilnehmer hinzu, indem Sie ihre E-Mail-Adressen angeben. Sie können für jedes Mitglied Rollen auswählen, um deren Zugriffsrechte zu bestimmen.
Schritt 7: Überprüfen Sie alle Optionen zum Erstellen des Projekts und klicken Sie, wenn alles wahr ist, auf Neu.
Glückwunsch! Sie haben erfolgreich ein neues Projekt in Jira erstellt und sind bereit, loszulegen. Jetzt können Sie Ihren Workflow anpassen, Aufgaben hinzufügen, Mitarbeiter zuweisen und die Effizienz Ihres Teams verbessern.
Grundlegende Konzepte und Begriffe von Jira verstehen
Um Jira effektiv zu nutzen, ist es notwendig, die grundlegenden Konzepte und Begriffe zu verstehen, die in diesem System verwendet werden:
- Das Projekt: die grundlegende Struktureinheit in Jira, die Aufgaben und Benutzer miteinander verbindet. Ein Projekt kann sich auf ein bestimmtes Produkt, einen bestimmten Service oder einen bestimmten Prozess in einer Organisation beziehen.
- Aufgabe (Issue): stellt ein einzigartiges Element der Arbeit innerhalb eines Projekts dar. Aufgaben können von verschiedenen Typen sein, z. B. Entwicklungs-, Test-, Verbesserungs- oder Fehleraufgaben.
- Workflow: definiert den Arbeitsablauf und die Prozesse, durch die Aufgaben ausgeführt werden. Ein Workflow besteht aus Schritten, Übergängen und Aufgabenstatus.
- Schritt (Step): eine bestimmte Phase der Arbeit an einer Aufgabe innerhalb eines Workflows. Die Schritte können beispielsweise Anforderungen analysieren, entwickeln, testen, Freigeben usw. umfassen.
- Übergang (Transition): eine Aktion, die eine Aufgabe von einem Workflowschritt in einen anderen verschiebt. Übergänge können Bedingungen und Einschränkungen haben.
- Aufgabenstatus (Issue Status): der aktuelle Status der Aufgabe innerhalb des Workflows. Beispiele für Status können "Offen", "In Bearbeitung", "Abgeschlossen" usw. sein.
- Brett (Board): ein visuelles Werkzeug, um Aufgaben zu verfolgen und an einem Projekt zu arbeiten. Die Tafel zeigt Aufgaben und deren Status an und Sie können Aufgaben auch per Drag & Drop verwalten.
- Agile Board: ein spezieller Board-Typ, der entwickelt wurde, um den Entwicklungsprozess durch Agile-Methoden wie Scrum und Kanban zu steuern.
Wenn Sie diese Schlüsselbegriffe verstehen, können Sie mit Jira effizienter arbeiten und ihre Funktionalität für das Projekt- und Aufgabenmanagement in Ihrer Organisation verwenden.
Definieren von Anforderungen in einem Workflow
Bevor Sie mit dem Einrichten eines Workflows in Jira beginnen, müssen Sie die Anforderungen, die beim Erstellen eines Aufgabenprozesses berücksichtigt werden müssen, klar definieren. Es ist wichtig zu verstehen, welche Phasen eine Aufgabe durchlaufen muss und welche Aktionen in jeder Phase durchgeführt werden können.
Es wird empfohlen, die folgenden Schritte auszuführen, um die Anforderungen in einem Workflow zu ermitteln:
- Führen Sie ein Meeting mit dem Projektteam oder den Stakeholdern durch, um die grundlegenden Schritte zur Erfüllung der Aufgaben und die erforderlichen Schritte in jeder Phase zu besprechen.
- Erstellen Sie eine Liste der Schritte und Aktionen, unter Berücksichtigung der Meinung aller Meeting-Teilnehmer.
- Identifizieren Sie mögliche Übergänge zwischen Phasen und Aktionen. Es ist notwendig zu verstehen, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, um von einer Phase zur nächsten zu wechseln.
- Besprechen Sie die resultierende Liste mit dem Projektteam oder den Stakeholdern, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen berücksichtigt werden.
Nachdem Sie die Anforderungen definiert haben, können Sie mit der Konfiguration des Workflows in Jira beginnen, wobei die Informationen berücksichtigt werden. Vergessen Sie nicht, dass der Workflow die tatsächlichen Prozesse der Arbeit mit Aufgaben widerspiegeln und für das gesamte Team benutzerfreundlich sein sollte.
Status- und Transitionseinstellungen
Um mit der Konfiguration von Status und Transitionen zu beginnen, öffnen Sie das Projekt in Jira und gehen Sie zum Abschnitt "Projekteinstellungen". Wählen Sie dann die Registerkarte Workflow aus und suchen Sie nach dem Workflow, den Sie bearbeiten möchten. Wenn Sie keinen vorgefertigten Workflow haben, können Sie einen neuen erstellen oder eine Vorlage verwenden.
Nachdem Sie den gewünschten Workflow geöffnet haben, sehen Sie eine Liste mit Status, die bereits im Workflow vorhanden sind. Sie können je nach Aufgabe neue Status hinzufügen oder vorhandene Status ändern.
Um einen neuen Status hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Status hinzufügen". Füllen Sie bei Bedarf die erforderlichen Informationen wie den Statusnamen und das Symbol aus. Danach speichern Sie die Änderungen.
Um einen neuen Transit zu erstellen, wählen Sie den Anfangs- und Endstatus aus, zwischen dem der Übergang stattfinden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Transition hinzufügen" und geben Sie die erforderlichen Informationen wie den Namen der Transition und die Aktionen ein, die beim Übergang ausgeführt werden sollen. Vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern.
Nachdem Sie die Status- und Transitionseinstellungen abgeschlossen haben, sollten Sie die Zugriffsrechte für Benutzer im Abschnitt "Abschnitt und Sicherheit" überprüfen. Stellen Sie sicher, dass jeder Benutzer berechtigt ist, die erforderlichen Aktionen in den entsprechenden Status auszuführen.
Das Einrichten von Status und Transitionen ist ein wichtiger Teil des Workflow-Setups in Jira. Denken Sie sorgfältig über jeden Schritt nach und stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow mit den Geschäftsprozessen Ihres Teams oder Ihrer Organisation übereinstimmt.
Zuweisen von Benutzerrechten
Schritt 1: Rufen Sie die Jira-Webschnittstelle auf und wählen Sie das gewünschte Projekt aus.
Schritt 2: Bewegen Sie den Mauszeiger über die Registerkarte Einstellungen im oberen Menü und wählen Sie Diagramme.
Schritt 3: Suchen Sie das gewünschte Workflowschema, und wählen Sie «Rechte».
Schritt 4: Im folgenden Fenster sehen Sie eine Tabelle mit den verfügbaren Benutzergruppen. Markieren Sie die Gruppen oder Benutzer, denen Sie Berechtigungen zur Verwendung des Workflows erteilen möchten.
Schritt 5: Verwenden Sie die Kontrollkästchen Erstellen, Ausführen, Bearbeiten und Löschen, um den Zugriff auf verschiedene Workflowschritte festzulegen.
Schritt 6: Aktivieren Sie ggf. das Kontrollkästchen Übertragungsbeschränkung, um die Möglichkeit zu beschränken, das Ticket in die nächste Phase des Workflows zu übertragen.
Schritt 7: Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen anzuwenden.
Die ausgewählten Benutzergruppen haben jetzt die Berechtigung, den Workflow in Jira zu verwenden.
Konfigurieren eines Workflowschemas
Schritt 1: Melden Sie sich bei Jira an und wählen Sie das Projekt aus, für das Sie den Workflow konfigurieren möchten.
Schritt 2: Klicken Sie auf das Menü "Projekteinstellungen" und wählen Sie "Projektverwaltung".
Schritt 3: Wählen Sie im linken Menü "Workflow" und klicken Sie auf "Neu", um ein neues Workflowschema zu erstellen.
Schritt 4: Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für das neue Workflowschema an. Sie können auch ein Workflow-Schema auswählen, das in Jira vorinstalliert ist, oder ein neues Schema von Grund auf neu erstellen.
Schritt 5: Klicken Sie auf "Neu", um ein neues Workflowschema zu erstellen, und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Schritt 6: Im neuen Workflowschema können Sie verschiedene Status, Übergänge, Bedingungen, Funktionen usw. hinzufügen, um den Arbeitsablauf im Projekt anzupassen.
Schritt 7: Klicken Sie auf "Status hinzufügen", um dem Workflowschema einen neuen Status hinzuzufügen. Wählen Sie den Namen, die Farbe und den Statustyp aus (offen, geschlossen, in Bearbeitung usw.)
Schritt 8: Fügen Sie Statusübergänge hinzu, indem Sie den Anfangs- und Endstatus sowie die möglichen Bedingungen und Funktionen für den Übergang angeben.
Schritt 9: Richten Sie die Zugriffsrechte für jeden Status und Übergang ein, indem Sie festlegen, wer Aufgaben in verschiedenen Workflowphasen sehen, bearbeiten oder kommentieren kann.
Schritt 10: Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Funktionen oder Einstellungen hinzu, z. B. automatische Übergänge, Benachrichtigungen oder Arbeitsabläufe. Verwenden Sie Funktionsbedingungen und globale Skripte, um die Arbeit zu automatisieren.
Schritt 11: Klicken Sie auf "Speichern", um die Workflowschemaeinstellungen zu speichern. Überprüfen und testen Sie die Schaltung, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert.
Schritt 12: Weisen Sie Ihrem Projekt das erstellte Workflowschema zu. Passen Sie die Projekteigenschaften an, und wählen Sie das erstellte Schema im Abschnitt "Workflow" aus.
Sie können jetzt ein angepasstes Workflowschema verwenden, um Aufgaben in Jira zu verwalten. Weitere Hilfe zum Einrichten des Workflows und zur maximalen Nutzung der Jira-Funktionalität erhalten Sie in der Jira-Dokumentation oder von erfahrenen Anwendern.
