Die Benachrichtigung ist ein wichtiger Schritt beim Senden von E-Mails. Eine unsachgemäße Benachrichtigung kann zum Verlust oder zur Nichtlieferung an den Empfänger führen. Um solche Probleme zu vermeiden, müssen Sie wissen, wie Sie eine Benachrichtigung richtig erstellen und bestimmte Regeln befolgen.
Erstens Sie müssen die vollständigen Empfängerdaten angeben. In der Benachrichtigung müssen sein vollständiger Name, seine Postanschrift und seine Kontaktdaten angegeben sein. Dies ermöglicht es den Postdiensten, sich bei Bedarf mit dem Empfänger in Verbindung zu setzen und den Lieferort genau zu bestimmen.
Zweitens Sie müssen die Daten des Absenders angeben. In der Benachrichtigung müssen sein vollständiger Name und seine Kontaktdaten angegeben sein. Dies hilft dem Empfänger, sich bei Fragen oder Lieferproblemen mit dem Absender in Verbindung zu setzen.
Außerdem müssen Sie in der Benachrichtigung das Versanddatum und das Datum der zu erwartenden Lieferung angeben. Dies wird dem Empfänger helfen, sich der Annäherung des Pakets bewusst zu sein und bereit zu sein, es zu akzeptieren.
Die Grundregeln für die Gestaltung
Beachten Sie bei der Anmeldung eine Reihe von Regeln, die dazu beitragen, dass sie leichter zu lesen und zu verstehen sind:
- Klarheit und Kürze. Die Mitteilung sollte in einfacher und verständlicher Sprache geschrieben werden, ohne überflüssige Fachbegriffe. Vermeiden Sie unnötige Wörter und Phrasen, versuchen Sie, Ihre Gedanken prägnant auszudrücken.
- Strukturiertheit. Teilen Sie den Text der Benachrichtigung in Absätze oder Listen auf, um ihn lesbarer und lesbarer zu machen. Verwenden Sie Tags
für Absätze und Listen-Tags
-
(nicht nummerierte Liste) und
(nummerierte Liste) mit Tags
- für Listenelemente.
- Die Gestaltung der Überschriften. Verwenden Sie Titel-Tags usw., um den Benachrichtigungstext in verschiedene Unterabschnitte oder Themen zu unterteilen.
- Verwenden Sie die Textauswahl. Um wichtige Informationen hervorzuheben, können Sie Tags verwenden oder für fett oder kursiven Text.
Wenn Sie diese grundlegenden Gestaltungsregeln befolgen, erstellen Sie eine informative und klare Mitteilung, die von den Lesern leicht wahrgenommen und verstanden werden kann.
Die Informationen, die die Benachrichtigung enthalten muss
1. NAME des Empfängers oder des Empfängers (optional). Informationen über die Abwesenheit eines Empfängers oder Empfängers können ebenfalls angegeben werden.
2. Das Datum, an dem die Benachrichtigung gesendet wurde.
3. Der Inhalt der Mitteilung, der klar und prägnant sein sollte.
4. Informationen darüber, wer die Benachrichtigung gesendet hat, einschließlich der Kontaktdaten des Absenders (Adresse, Telefonnummer, E-Mail).
5. Anweisungen oder zusätzliche Anweisungen bezüglich des Empfangs oder der Kommunikation mit dem Absender.
6. Weitere Informationen zu den Daten oder Dokumenten, die der Benachrichtigung beigefügt sind, falls vorhanden.
7. Informationen zu den Aktionen, die der Empfänger nach Erhalt der Benachrichtigung benötigt, sofern dies erforderlich ist.
8. Das Datum, an dem die Antwort ausgeführt werden soll oder das der Gültigkeitszeitraum ist, wenn eine Antwort oder Aktion erforderlich ist.
Beachten Sie, dass die spezifischen Anforderungen für den Inhalt von Benachrichtigungen je nach den Zielen und Regeln für eine bestimmte Aufgabe oder die Öffentlichkeit variieren können.
Format und Stil
Zweitens muss der Benachrichtigungstext in der 12-Punkt-Schriftart Times New Roman geschrieben sein. Überschriften und Untertitel können fettgedruckt oder in einer anderen Größe angezeigt werden.
Der Benachrichtigungstext sollte an der Breite ausgerichtet werden, ohne am Anfang der Absätze eingerückt zu sein. Jeder Absatz sollte einen Abstand von 1,5 haben. Überschriften und Untertitel können zentriert oder in Großbuchstaben hervorgehoben werden. Vermeiden Sie unnötige Verwendung von Überschriften und Unterüberschriften, um die Benachrichtigung übersichtlich und leicht lesbar zu halten.
Um das Lesen zu erleichtern, kann der Benachrichtigungstext in Abschnitte und Unterabschnitte unterteilt werden. In diesem Fall wird empfohlen, Tabellen für die Gestaltung zu verwenden. Tabellen können Überschriften und Zellverknüpfungen enthalten, um die Informationen besser strukturiert zu halten.
Titel schreiben
Ein richtig formulierter Titel sollte die wichtigsten Schlüsselwörter enthalten, die den Betreff der Benachrichtigung am genauesten vermitteln. Es sollte prägnant und klar sein, keine zusätzlichen Informationen oder komplexe Wortkonstruktionen enthalten. Die Überschrift muss in einfacher und verständlicher Sprache geschrieben sein.
Es wird empfohlen, Großbuchstaben nur für das erste Wort in der Überschrift und für Ihre eigenen Namen zu verwenden. Die anderen Wörter können in Kleinbuchstaben geschrieben werden.
Beispiele für korrekte Header für Benachrichtigungen:
- Änderung des Büroarbeitszeitplans ab 1. März
- Durchführung eines obligatorischen Unterrichtsprogramms
- Starten einer neuen Aktion für Kunden
Verwenden Sie diese Richtlinien, um die Überschriften in Ihren Benachrichtigungen richtig zu schreiben, damit sie für die Empfänger so informativ wie möglich und attraktiv wie möglich sind.
Gestaltung des Benachrichtigungstextes
Bei der Erstellung des Benachrichtigungstextes müssen eine Reihe von Regeln berücksichtigt werden, damit die Informationen klar und verständlich dargestellt werden:
- Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache
- Brechen Sie den Text in Absätze auf, um ihn lesbarer zu machen
- Markieren Sie wichtige Informationen mit Fettdruck oder Überschriften
- Geben Sie das Datum und die Uhrzeit an, zu der die Benachrichtigung gesendet wurde
- Geben Sie die Adresse des Empfängers und Absenders an
- Geben Sie Kontaktinformationen für Feedback an
- Geben Sie den Grund und Zweck der Benachrichtigung an
- Unterschreiben Sie das Dokument und geben Sie die Position des Absenders an
Die Anwendung dieser Empfehlungen wird dazu beitragen, den Text der Benachrichtigung für den Empfänger verständlicher und informativer zu machen.
Zusätzliche Empfehlungen und Tipps
Zusätzlich zu den grundlegenden Regeln für die Benachrichtigung gibt es einige zusätzliche Empfehlungen und Tipps, die Ihnen helfen, eine genauere und informativere Benachrichtigung zu erstellen. Hier sind einige von ihnen:
- Geben Sie zuerst wichtige Informationen an. Stellen Sie die wichtigsten Details, wie Datum, Uhrzeit und Ort, ganz am Anfang der Benachrichtigung auf.
- Seien Sie spezifisch. Vermeiden Sie die Verwendung von allgemeinen Ausdrücken wie "möglicher Vorfall". Geben Sie den genauen Ort, das Objekt oder die betreffende Person an.
- Vergessen Sie nicht, Kontaktinformationen anzugeben. Wenn möglich, geben Sie eine Telefonnummer oder Adresse an, unter der Sie weitere Informationen zu den Umständen des Vorfalls erhalten können.
- Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache. Vermeiden Sie komplizierte und verwirrende Sätze. Versuchen Sie, die Informationen in einfachen und verständlichen Worten darzulegen, damit jeder den Inhalt der Mitteilung problemlos verstehen kann.
- Versuchen Sie, objektiv zu sein. In der Mitteilung müssen nur Fakten und geprüfte Informationen bereitgestellt werden. Vermeiden Sie subjektive Meinungen oder Annahmen.
- Vergessen Sie nicht, das Ablaufdatum anzugeben. Wenn die Benachrichtigung nur eine begrenzte Gültigkeitsdauer hat, geben Sie diese im Text an. Auch wenn es Fristen für die Bereitstellung zusätzlicher Informationen oder Feedback gibt, geben Sie dies auch in der Benachrichtigung an.
- Überprüfen und korrigieren Sie die Fehler erneut. Stellen Sie sicher, dass der Text keine Rechtschreibfehler oder Grammatikfehler enthält, bevor Sie eine Benachrichtigung veröffentlichen. Solche Fehler können zu einem falschen Verständnis der Informationen führen oder zu einem negativen Eindruck führen.
Wenn Sie diese zusätzlichen Richtlinien befolgen, können Sie die umfassendste und informativste Benachrichtigung erstellen, die eine schnelle Reaktion und Hilfe durch die richtigen Personen oder Organisationen ermöglicht.
