Das Archivieren wichtiger Nachrichten und Dateien in Outlook 365 ist ein wesentlicher Bestandteil einer effizienten Arbeit. Durch die Archivierung können Sie nicht nur Speicherplatz in Ihrem Posteingang freigeben, sondern auch wichtige Informationen speichern, falls Daten verloren gehen oder beschädigt werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Archiv in Outlook 365 erstellen.
Schritt 1: Melden Sie sich bei Ihrem Outlook 365-Konto an und öffnen Sie das Postfach, das Sie archivieren möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie über Administratorrechte oder Berechtigungen für den Zugriff auf die Datenarchivierung verfügen.
Schritt 2: Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" in der oberen linken Ecke des Bildschirms. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Menü Optionen aus.
Schritt 3: Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert. Wählen Sie unter "Archivieren und Automatisch abrufen" die Option "Archiveinstellungen" aus.
Schritt 4: Wählen Sie im Fenster "Archiveinstellungen" den Ordner aus, in dem das Archiv erstellt werden soll. Sie können einen vorhandenen Ordner verwenden oder einen neuen erstellen.
Anmerkung: Wenn Sie einen neuen Ordner erstellen, geben Sie den Namen und den Speicherort auf Ihrem Computer an.
Schritt 5: Stellen Sie die Archivierungsoptionen nach Belieben ein. Sie können auswählen, ob Sie nur alte Elemente speichern oder alle Elemente, die älter als der angegebene Zeitraum sind, archivieren möchten.
Schritt 6: Klicken Sie auf OK, um die Archivierungseinstellungen zu speichern. Outlook 365 beginnt mit der Erstellung eines Archivs des ausgewählten Ordners, indem die Elemente entsprechend den ausgewählten Optionen in den Ordner verschoben werden.
Durch das Erstellen eines Archivs in Outlook 365 können Sie wichtige Nachrichten und Dateien effizient verwalten und speichern. Befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, um ein Archiv zu erstellen und sicherzustellen, dass Ihre Daten in Outlook 365 sicher und verfügbar sind.
Vorbereiten der Erstellung eines Outlook 365-Archivs
Bevor Sie mit der Erstellung eines Outlook 365-Archivs beginnen, müssen Sie einige vorbereitende Schritte ausführen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen gespeichert und in Zukunft verfügbar sind. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen sollten, bevor Sie ein Archiv erstellen:
1. Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung: stellen Sie sicher, dass Ihr Gerät über eine stabile Internetverbindung verfügt, damit die Erstellung des Archivs reibungslos abläuft.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Speicherplatz zum Speichern des Archivs haben: stellen Sie sicher, dass Sie genügend freien Speicherplatz auf Ihrer Festplatte oder im Depot haben, um alle Daten zu speichern, bevor Sie mit der Erstellung des Archivs beginnen.
3. Bereinigen Sie nicht mehr benötigte oder veraltete Nachrichten: Es wird empfohlen, alle nicht mehr benötigten oder veralteten Nachrichten aus Ordnern in Outlook 365 zu löschen, bevor Sie ein Archiv erstellen. Dadurch sparen Sie Platz und vereinfachen den Archivierungsprozess.
4. Überprüfen Sie Ihr Postfach auf Viren: Es wird empfohlen, Ihr Postfach auf Viren oder Malware zu überprüfen, bevor Sie mit der Erstellung des Archivs beginnen. Dies wird dazu beitragen, Ihr Archiv zu schützen und Datenverluste zu verhindern.
Wenn Sie alle oben genannten Schritte ausführen, sind Sie bereit, ein Outlook 365-Archiv zu erstellen und Ihre E-Mail-Informationen an einem sicheren Ort zu speichern.
Schritt 1: Abrufen von Zugriffsrechten für das Archiv
Bevor Sie ein Outlook 365-Archiv erstellen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über Zugriffsrechte für das Archiv verfügen. Dazu benötigen Sie die folgenden Schritte:
| 1. | Starten Sie Outlook 365, und melden Sie sich bei Ihrem Konto an. |
| 2. | Klicken Sie im Outlook-Hauptmenü auf die Registerkarte Datei. |
| 3. | Wählen Sie im sich öffnenden Fenster die Option "Optionen" aus, um das Outlook-Einstellungsfenster zu öffnen. |
| 4. | Wählen Sie im Einstellungsfenster die Registerkarte "Erweitert" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Sicherungseinstellungen". |
| 5. | Stellen Sie sicher, dass Sie über Zugriffsrechte für das Archiv verfügen, indem Sie die entsprechende Option im Abschnitt "Sicherungseinstellungen" aktivieren. |
| 6. | Speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Einstellungsfenster. |
Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, haben Sie Zugriff auf das Outlook 365-Archiv und können mit der Erstellung des E-Mail-Archivs beginnen.
Schritt 2: Auswahl der Methode zum Erstellen des Archivs
1. Integriertes Archivierungstool: Diese Methode bietet eine einfache und bequeme Möglichkeit, archivierte Kopien von Ordnern und Elementen Ihrer Wahl zu erstellen, unabhängig vom ursprünglichen Speicherort. Um diese Methode zu verwenden, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Öffnen Sie Outlook 365 und wählen Sie den Ordner oder die Elemente aus, die Sie archivieren möchten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Ordner oder Elemente und wählen Sie Archivieren.
- Wählen Sie den Speicherort aus, an dem Sie die Archivkopie speichern möchten, und klicken Sie auf OK.
- Outlook 365 erstellt automatisch eine Sicherungskopie der ausgewählten Ordner und Elemente und speichert sie am angegebenen Speicherort.
2. Einbeziehen eines Archivordners in eine Outlook-Datendatei: Mit dieser Methode können Sie einen Archivordner in Ihre primäre Outlook-Datendatei einfügen, damit Sie auf die archivierten Elemente in einer Outlook-Anwendung zugreifen können. Um diese Methode zu verwenden, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Öffnen Sie Outlook 365 und wählen Sie in der oberen linken Ecke Datei aus.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Optionen aus.
- Wählen Sie in den Outlook-Optionen die Registerkarte Erweitert aus.
- Suchen Sie den Abschnitt "Exportieren und Importieren" und wählen Sie "In Datei exportieren".
- Wählen Sie In Outlook-Datendatei exportieren aus und klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie den Archivordner aus, den Sie einschließen möchten, und geben Sie an, wo die Outlook-Datendatei gespeichert werden soll.
- Klicken Sie auf OK, um die Aufnahme des Archivordners in die Outlook-Datendatei abzuschließen.
Wählen Sie die Methode aus, die für Sie am bequemsten ist, und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Schritt 3: Erstellen eines leeren Archivs
Nachdem Sie die Archivierungsoptionen konfiguriert und einen Ordner zum Speichern der archivierten Daten ausgewählt haben, können Sie mit dem Erstellen eines leeren Archivs in Outlook 365 fortfahren. Dadurch können Sie beginnen, wichtige E-Mails und Daten in einem speziellen Ordner zu speichern und gleichzeitig Speicherplatz im primären E-Mail-Ordner freizugeben.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein leeres Archiv zu erstellen:
- Öffnen Sie Outlook 365 und wählen Sie oben links auf dem Bildschirm die Registerkarte Datei aus.
- Wählen Sie im angezeigten Menü Optionen und klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert.
- Klicken Sie im Bereich "Archivieren und Bereinigen" auf die Schaltfläche "Jetzt archivieren".
- Wählen Sie im angezeigten Fenster den Ordner aus, in dem Sie die archivierten Daten speichern möchten.
- Stellen Sie sicher, dass die Option "Leere Datei erstellen" aktiviert ist."pst" ist ausgewählt, und klicken Sie auf "OK".
- Nach Abschluss dieses Vorgangs wird in Outlook 365 ein Ordner mit dem Namen der Archivdatei erstellt.pst.
Sie haben jetzt ein leeres Archiv in Outlook 365 erstellt und können damit beginnen, E-Mails und Daten in diesen Ordner zu verschieben. Wenn Sie E-Mails automatisch speichern möchten, passen Sie die Archivierungseinstellungen an Ihre Vorlieben an, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.
Schritt 4: Importieren von Daten in ein Archiv
Nachdem Sie ein leeres Archiv erstellt haben, um Daten aus Outlook 365 zu speichern, müssen Sie Ihre Daten in das Archiv importieren. Dadurch können Sie sie sicher aufbewahren und Platz in Ihrem Posteingang schaffen.
Um Daten in ein Outlook 365-Archiv zu importieren, können Sie das integrierte Outlook-Tool namens Import/Export verwenden. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Daten erfolgreich zu importieren:
- Öffnen Sie Outlook 365 und wählen Sie die Registerkarte "Datei" aus.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü "Öffnen und Exportieren".
- Wählen Sie "Importieren/Exportieren" aus der Liste der Optionen aus.
- Wählen Sie im angezeigten Fenster "Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter".
- Wählen Sie Outlook-Datendatei (.pst)" und klicken Sie auf Weiter.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und suchen Sie nach der Outlook-Datendatei, die Sie in Ihr Archiv importieren möchten.
- Wählen Sie aus, welche Datenelemente Sie importieren möchten (z. B. E-Mails, Kontakte, Kalender), und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
- Wählen Sie den Ordner im Archiv aus, in den Sie Ihre Daten importieren möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.
- Warten Sie, bis Outlook den Datenimport abgeschlossen hat.
- Wenn der Import abgeschlossen ist, werden Ihre Daten dem Outlook 365-Archiv hinzugefügt.
Sie haben jetzt ein vollständiges Archiv Ihrer Daten aus Outlook 365, das Sie zum Sichern, Übertragen oder Sichern verwenden können.
Schritt 5: Abschluss des Archivierungsvorgangs
Nachdem Sie alle Einstellungen angegeben und die zu archivierenden Ordner ausgewählt haben, müssen Sie nur noch den Archivierungsprozess in Outlook 365 abschließen. Befolgen Sie dazu diese einfachen Schritte:
- Überprüfen Sie die angegebenen Einstellungen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Ordner, die Sie archivieren möchten, richtig auswählen und die gewünschten Sicherungsoptionen festlegen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Archiv erstellen. Outlook 365 beginnt mit der Sicherung der ausgewählten Ordner und ihres gesamten Inhalts.
- Warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Die Zeit, die benötigt wird, um die Sicherung abzuschließen, hängt von der Datenmenge und der Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung ab.
- Nachdem die Sicherung abgeschlossen ist, werden Sie aufgefordert, das erstellte Archiv auf Ihrem Computer zu speichern. Sie können den Pfad zum Speichern des Archivs auswählen und ihm einen Namen zuweisen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um den Vorgang abzuschließen und das Archiv auf Ihrem Computer zu speichern.
Glückwunsch! Sie haben das Outlook 365-Archiv erfolgreich erstellt. Jetzt können Sie dieses Archiv an einem sicheren Ort aufbewahren oder es bei Bedarf an Kollegen oder Berater weitergeben. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre wichtigen Daten gesichert haben, bevor Sie Ordner in Outlook 365 löschen oder verschieben.
