Dropdown-Listen in Excel sind ein leistungsfähiges Werkzeug, um benutzerfreundliche Benutzeroberflächen zu erstellen und die Arbeit mit Daten zu vereinfachen. Es kann jedoch manchmal notwendig sein, zweistufige Dropdown-Listen zu erstellen, wenn Sie Optionen in allgemeinere Kategorien gruppieren möchten.
In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Daten- und Formelfunktionen eine zweistufige Dropdown-Liste in Excel erstellen. Wir werden lernen, eine Liste mit zwei Ebenen zu erstellen: Hauptkategorien und ihre Unterkategorien. Diese Liste ermöglicht es Ihnen, die Daten zu organisieren und die Auswahl der gewünschten Option zu erleichtern.
Wir empfehlen Ihnen, unserer Anleitung Schritt für Schritt zu folgen, um zu lernen, wie Sie zweistufige Dropdown-Listen in Excel erstellen und Ihre Fähigkeiten mit diesem leistungsstarken Tool verbessern können.
Erstellen einer zweistufigen Dropdown-Liste in Excel
Schritt 1: Vorbereiten der Daten. Bevor Sie eine Dropdown-Liste erstellen können, müssen Sie die Daten für beide Ebenen vorbereiten. Notieren Sie die Werte für die erste und zweite Ebene in separate Spalten.
| Stufe 1 | Stufe 2 |
|---|---|
| Wert 1 | Unterwert 1 |
| Wert 1 | Unterwert 2 |
| Wert 2 | Unterwert 1 |
| Wert 2 | Unterwert 2 |
| Wert 2 | Unterwert 3 |
Schritt 2: Erstellen benannter Bereiche. Um die Daten später in den Dropdown-Listen verwenden zu können, müssen Sie für jede Wertebene benannte Bereiche erstellen. Wählen Sie dazu die Daten jeder Ebene aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste. Wählen Sie im Kontextmenü "Benannten Bereich erstellen" und geben Sie einen Namen für den Bereich ein.
Schritt 3: Hinzufügen einer Dropdown-Liste. Um eine Dropdown-Liste zu einer Zelle hinzuzufügen, wählen Sie die Zelle aus und klicken Sie in der Excel-Symbolleiste auf die Registerkarte Daten. Suchen Sie in der Gruppe "Datenwerkzeuge" nach der Schaltfläche "Daten prüfen" und klicken Sie darauf. Wählen Sie im angezeigten Fenster die Registerkarte Einstellungen aus und wählen Sie unter Zulässige Werte die Option Liste aus. Geben Sie im Feld Quelle eine Formel ein, die auf den gewünschten benannten Bereich verweist. Beispiel: "=Bereichsname 1".
Schritt 4: Erstellen einer Abhängigkeit. Um eine Beziehung zwischen zwei Wertebenen herzustellen, müssen Sie die Funktion "Offset" in der Datenquellenformel für die zweite Liste verwenden. Geben Sie im Feld "Quelle" im Fenster "Datenüberprüfung" eine Formel ein, die die Funktion "Versatz" verwendet und auf dem ausgewählten Wert der ersten Liste basiert. Zum Beispiel: "=OFFSET(Bereichsname 2; VERGLEICHEN(Zelle zuerst; Bereich zuerst; 0)-1; 0; MENGE(Bereichsname 2))".
Nachdem Sie nun in Excel eine zweistufige Dropdown-Liste erstellt haben, indem Sie einen Wert in der ersten Liste auswählen, sehen Sie, wie die zweite Liste basierend auf dem ausgewählten Wert aktualisiert wird.
Dies ist nur eine Möglichkeit, eine Dropdown-Liste in Excel zu erstellen. Mit den anderen Funktionen und Werkzeugen des Programms können Sie noch komplexere und interaktive Listen erstellen, mit denen Sie Ihre Daten organisieren und die Arbeitseffizienz verbessern können.
Benötigte Werkzeuge und Materialien
Um eine zweistufige Dropdown-Liste in Excel zu erstellen, benötigen Sie die folgenden Werkzeuge und Materialien:
| 1. Microsoft Excel-Anwendung | Die aktuelle Version von Microsoft Excel muss auf Ihrem Computer installiert sein. Wenn Sie kein Excel-Programm haben, können Sie es von der offiziellen Microsoft-Website herunterladen. |
| 2. Datentabelle | Sie benötigen eine Datentabelle, die Sie zum Erstellen von Dropdown-Listen verwenden werden. Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf diese Tabelle haben und Sie sie in Excel bearbeiten können. |
| 3. Verstehen von Funktionen in Excel | Um eine zweistufige Dropdown-Liste zu erstellen, benötigen Sie ein gewisses Verständnis für die Funktionen in Excel, z. B. SVERWEIS- und Trimmfunktionen. Wenn Sie mit diesen Funktionen nicht vertraut sind, nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich mit ihnen vertraut zu machen. |
Stellen Sie sicher, dass Sie alle diese Werkzeuge und Materialien haben, bevor Sie mit dem Erstellen einer zweistufigen Dropdown-Liste in Excel fortfahren. Dies wird Ihnen helfen, alle notwendigen Schritte erfolgreich durchzuführen.
Schritte zum Erstellen einer zweistufigen Dropdown-Liste
Mit einer zweistufigen Dropdown-Liste in Excel können Benutzer ein Element aus der ersten Liste auswählen und abhängig vom ausgewählten Element die zugehörigen Elemente in der zweiten Liste anzeigen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie einen großen Datensatz haben und den Prozess der Auswahl der entsprechenden Elemente vereinfachen möchten.
- Öffnen Sie Excel und erstellen Sie ein neues Arbeitsblatt.
- Geben Sie oben in Spalte A die Überschriften für die erste und zweite Ebene der Liste ein.
- Schreiben Sie in Spalte A ab der zweiten Zeile alle Elemente der ersten Liste auf.
- Schreiben Sie in Spalte B beginnend mit der zweiten Zeile alle Elemente der zweiten Liste auf, die mit dem entsprechenden Element der ersten Liste verknüpft sind. Erstellen Sie für jedes Element der ersten Liste Zellen, die die Elemente der zweiten Liste enthalten, die durch Kommas oder andere Trennzeichen getrennt sind.
- Wählen Sie die Zelle aus, in die Sie die Dropdown-Liste mit zwei Ebenen einfügen möchten.
- Klicken Sie in der Daten-Symbolleiste auf "Daten prüfen".
- Wählen Sie im daraufhin angezeigten Fenster "Daten" die Registerkarte "Liste" aus.
- Geben Sie im Feld Quelle eine Formel ein, die auf die Zelle mit den Elementen der ersten Liste verweist. Wenn sich die Elemente der ersten Liste beispielsweise in Spalte A befinden, sich ihre Namen in Zeile 2 befinden und Sie die Zelle B2 zum Platzieren der Dropdown-Liste ausgewählt haben, sieht die Formel ungefähr so aus: =A2:A5
- Klicken Sie auf OK.
- Wenn Sie nun ein Element aus der ersten Liste auswählen, wird die zweite Liste dynamisch aktualisiert, sodass nur die mit dem ausgewählten Element verknüpften Werte angezeigt werden.
Jetzt wissen Sie, wie Sie eine zweistufige Dropdown-Liste in Excel erstellen. Diese Funktion kann sehr nützlich sein, um die Auswahl von Elementen aus großen Datensätzen zu vereinfachen.
Verknüpfte Daten für eine Dropdown-Liste einrichten
Um eine zweistufige Dropdown-Liste in Excel zu erstellen, müssen Sie die zugehörigen Daten für jede Listenebene konfigurieren.
- Erstellen Sie zunächst eine Datenliste für die erste Ebene der Dropdown-Liste. Geben Sie dazu Werte in eine einzelne Excel-Spalte ein.
- Erstellen Sie dann eine Datenliste für die zweite Ebene der Dropdown-Liste. Geben Sie dazu Werte in eine andere Excel-Spalte ein. Dabei muss jeder Wert mit dem entsprechenden Wert der ersten Ebene verknüpft sein.
- Wählen Sie die Zelle aus, in der Sie die Dropdown-Liste erstellen möchten, und klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf die Registerkarte Daten. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Daten prüfen".
- Wählen Sie im geöffneten Fenster "Datenvalidierung" die Registerkarte "Liste" aus und setzen Sie die Option "Quelle" auf die Datenliste für die erste Ebene der Dropdown-Liste. Klicken Sie auf OK.
- Wählen Sie dann die Zelle aus, in der die zweite Ebene der Dropdown-Liste erstellt wird, und wiederholen Sie die Schritte 3 und 4. Setzen Sie diesmal jedoch die Option Quelle auf die Datenliste für die zweite Ebene der Dropdown-Liste.
Nachdem Sie diese Schritte abgeschlossen haben, erstellen Sie eine zweistufige Dropdown-Liste in Excel. Wenn der Benutzer einen Wert aus der ersten Ebene der Dropdown-Liste auswählt, wird die zweite Ebene automatisch aktualisiert, sodass nur die zugehörigen Werte angezeigt werden. Dies vereinfacht die Datenauswahl und macht Ihre Tabelle benutzerfreundlicher und informativer.
