Excel ist ein leistungsfähiges Werkzeug für die Arbeit mit Tabellen und Daten. Es ermöglicht nicht nur die Verwaltung von Informationen, sondern auch die Interaktion mit anderen Anwendungen und Diensten. Ein solcher Dienst ist Sharepoint, eine Plattform für die Zusammenarbeit mit Dateien und Dokumenten.
Häufig müssen Sie Links zu Sharepoint-Dateien und -Ordnern direkt in Excel erstellen. Dies erleichtert den Zugriff auf die benötigten Dokumente und erleichtert die Teamarbeit. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mithilfe verschiedener Methoden Links zu Sharepoint in Excel erstellen, und geben Beispiele für die Verwendung an.
Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Erstellen von Verweisen auf Sharepoint in Excel. Eine der einfachsten ist die Verwendung der Hyperlink-Formel. Sie können auch einen fertigen Link in eine Zelle einfügen oder sogar einen Hyperlink zu einem Bild erstellen. Lassen Sie uns jede Methode genauer analysieren und Beispiele für ihre Anwendung geben.
Anmerkung: stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf die gewünschten Dateien und Ordner sowie Bearbeitungsrechte und Freigabeberechtigungen haben, bevor Sie Links zu Sharepoint erstellen.
Vorteile der Verwendung von Sharepoint-Links in Excel
Sharepoint-Verweise in Excel bieten eine Reihe von Vorteilen, die die Dateneffizienz erheblich verbessern können. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
1. Zentrale Datenspeicherung:
Mithilfe von Sharepoint-Links können Sie alle Daten an einem Ort speichern, sodass Sie zentral auf Ihre Dateien zugreifen und diese verwalten können. Dies erleichtert die Zusammenarbeit mit Kollegen, da alle Benutzer auf die aktuelle Version des Dokuments zugreifen können.
2. Echtzeit-Datenaktualisierung:
Mit Sharepoint-Links können Sie Daten in einer Excel-Tabelle in Echtzeit aktualisieren, ohne die aktualisierte Datei manuell herunterladen zu müssen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit großen Datenmengen arbeiten oder die Tabelle regelmäßig aktualisiert werden muss.
3. Einfacher Zugriff auf Dokumente:
Die Verwendung von Sharepoint-Links erleichtert den Zugriff auf die benötigten Dokumente. Anstatt nach Dateien auf dem lokalen Computer oder in Netzwerkordnern zu suchen, kann der Benutzer einfach zu der gewünschten Datei navigieren, indem er auf einen Link in einer Excel-Tabelle klickt.
4. Flexibilität bei der Arbeit mit Daten:
Mit Sharepoint-Links können Sie Änderungen an einer Excel-Tabelle direkt in SharePoint vornehmen, nicht nur an einer lokalen Kopie. Dies gibt dem Benutzer die Flexibilität, mit den Daten zu arbeiten, da Änderungen, die an einer Datei in Sharepoint vorgenommen werden, automatisch an alle gelöschten Kopien der Tabelle verteilt werden.
5. Verwalten des Datenzugriffs:
Mit Sharepoint-Links können Sie den Datenzugriff steuern, indem Sie verschiedene Zugriffsebenen für verschiedene Benutzer festlegen können. Dies hilft, die Datensicherheit und die Kontrolle über ihre Verwendung zu gewährleisten.
Im Allgemeinen erhalten Sie durch die Verwendung von Sharepoint-Links in Excel einfachen Zugriff auf Ihre Daten, die Möglichkeit, in Echtzeit zu arbeiten und die Daten zentral zu speichern. Auf diese Weise können Sie die Dateneffizienz verbessern und die Dateiverwaltung einfacher und sicherer gestalten.
So erstellen Sie Links zu Sharepoint in Excel
1. Öffnen Sie das Dokument in Excel, in dem Sie eine Verknüpfung zu Sharepoint erstellen möchten.
2. Wählen Sie die Zelle oder den Text aus, die den Link enthalten soll. Beachten Sie, dass Sie mehrere Zellen auswählen können, um einen Verweis auf einen Sharepoint-Bereich zu erstellen.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Zellen und wählen Sie Hyperlink aus dem Kontextmenü aus.
4. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Fenster Hyperlink einfügen die Registerkarte Dokumente mit Sharepoint aus.
5. Suchen und wählen Sie die gewünschte Datei oder das gewünschte Verzeichnis in Sharepoint aus. Sie können die Suche verwenden, um die gewünschte Ressource schnell zu finden.
6. Nachdem Sie eine Datei oder ein Verzeichnis ausgewählt haben, klicken Sie auf "OK". Der Verweis auf die ausgewählte Ressource wird automatisch in Ihr Excel-Dokument eingefügt.
7. Wenn Sie einen Link zu einem Verzeichnis erstellt haben, wird es im Windows Explorer geöffnet. Wenn ein Link zu einer bestimmten Datei führt, wird diese Datei beim Klicken in der entsprechenden Anwendung geöffnet.
8. Überprüfen Sie den Link, indem Sie darauf klicken. Stellen Sie sicher, dass die gewünschte Ressource in Sharepoint geöffnet wird.
Sie haben jetzt einen Link zu Sharepoint in Ihrem Excel-Dokument. Sie können diesen Ansatz in verschiedenen Dokumenten und Vorlagen anwenden, um den Zugriff auf Ihre Sharepoint-Ressourcen zu erleichtern.
Beispiele für die Verwendung von Sharepoint-Links in Excel
Sharepoint-Links in Excel können sehr nützlich sein, um Ihren Workflow zu organisieren und Informationen zwischen verschiedenen Dateien und Dokumenten auszutauschen. Hier sind einige Beispiele für die Verwendung von Sharepoint-Links in Excel:
- Erstellen eines Verweises auf eine Datei in Sharepoint: Sie können einen Verweis auf eine bestimmte Datei in Sharepoint direkt aus einer Zelle in einer Excel-Tabelle erstellen. Wählen Sie dazu die Zelle aus, in die Sie den Link einfügen möchten, wählen Sie dann im Excel-Menü Einfügen und wählen Sie Hyperlink. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld den Hyperlinktyp "Vorhandene Datei oder Webseite" aus und geben Sie den Pfad zur Datei in das Feld "Adresse" ein. Zum Beispiel: https://sharepoint.com/sites/мой-сайт/документы/мой-файл.docx .
- Erstellen eines Ordnerverweises in Sharepoint: Ebenso können Sie eine Verknüpfung zu einem Ordner in Sharepoint direkt aus einer Zelle in Excel erstellen. Markieren Sie die Zelle, in die Sie den Link einfügen möchten, wählen Sie dann im Excel-Menü Einfügen und wählen Sie Hyperlink. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld den Hyperlinktyp "Vorhandene Datei oder Webseite" aus und geben Sie den Pfad des Ordners in das Feld "Adresse" ein. Zum Beispiel: https://sharepoint.com/sites/мой-сайт/документы/моя-папка .
- Erstellen eines Listenverweises in Sharepoint: Sie können einen Listenverweis in Sharepoint direkt aus einer Zelle in Excel erstellen. Wählen Sie dazu die Zelle aus, in die Sie den Link einfügen möchten, wählen Sie dann im Excel-Menü Einfügen und wählen Sie Hyperlink. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld den Hyperlinktyp "Vorhandene Datei oder Webseite" aus und geben Sie den Listenpfad in das Feld "Adresse" ein. Zum Beispiel: https://sharepoint.com/sites/мой-сайт/списки/мой-список .
- Erstellen eines Links zu Berichten und Dashboards in Sharepoint: Wenn Sie Berichte oder Dashboards in Sharepoint haben, können Sie sie direkt aus einer Zelle in Excel referenzieren. Wählen Sie dazu die Zelle aus, in die Sie den Link einfügen möchten, wählen Sie dann im Excel-Menü Einfügen und wählen Sie Hyperlink. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld den Hyperlinktyp "Vorhandene Datei oder Webseite" aus, und geben Sie den Pfad zum Bericht oder Dashboard in das Feld "Adresse" ein. Zum Beispiel: https://sharepoint.com/sites/мой-сайт/отчеты/мой-отчет .
Durch die Verwendung von Sharepoint-Links in Excel können Sie den Zugriff auf Dateien, Ordner, Listen, Berichte und Dashboards erheblich vereinfachen, wodurch Sie Zeit sparen und die Produktivität steigern können.
